Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

• Razón social: [COMPLETAR: Razón social]
• NIT: [COMPLETAR: NIT]
• Domicilio: [COMPLETAR: Dirección], [COMPLETAR: Ciudad], Colombia
• Correo para protección de datos: soporte@bbhpsicologia.com
• Teléfono: [COMPLETAR: Teléfono]

2. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento (colaboradores, usuarios sponsor y personal autorizado).
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud y al estado psicoemocional o mental.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Dato anonimizado: información disociada de manera irreversible de la identidad del titular, que por ello deja de constituir dato personal.

3. Principio de anonimato (colaboradores)

BBH Corporate 360 está diseñada bajo el principio de anonimato por diseño para el colaborador que responde un diagnóstico. Las respuestas se almacenan sin vincularse a la identidad de quien las emite: no se persisten nombre, correo, número de documento, dirección IP en claro ni cualquier otro identificador junto a las respuestas. El acceso del colaborador se realiza mediante un enlace de un solo uso y no requiere crear una cuenta. En consecuencia, los resultados se analizan de forma agregada y anonimizada.

4. Datos que se tratan

• Usuarios con cuenta (personal BBH y usuarios sponsor): nombre, correo electrónico corporativo, rol y datos de autenticación.
• Distribución de invitaciones: el correo del colaborador se utiliza exclusivamente para enviar la invitación y se elimina una vez entregada; no se vincula a las respuestas.
• Respuestas del diagnóstico (datos sensibles): información sobre estado emocional, mental, comunicacional y organizacional, tratada de forma anónima y agregada.
• Datos técnicos: registros de seguridad y auditoría sin contenido identificable del colaborador (se aplican técnicas de hash y redacción).

5. Finalidades del tratamiento

• Realizar diagnósticos psicoemocionales, de salud mental, comunicacionales y organizacionales de carácter preventivo y de bienestar.
• Generar informes y analíticas agregadas y anonimizadas para las organizaciones contratantes (sponsors).
• Gestionar el acceso, autenticación y seguridad de los usuarios con cuenta.
• Enviar comunicaciones operativas (invitaciones, recuperación de contraseña, disponibilidad de informes y alertas).
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

6. Tratamiento de datos sensibles

El diligenciamiento del diagnóstico es facultativo. Por tratarse de datos sensibles, el titular otorga su consentimiento libre, previo, expreso e informado antes de responder, mediante la pantalla de consentimiento de la plataforma. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y puede omitir las preguntas abiertas que le generen incomodidad.

7. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando proceda.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Nota: dado el anonimato por diseño, una vez enviadas las respuestas del diagnóstico no es posible identificar al colaborador para vincularlas, por lo que sobre dichas respuestas anonimizadas no es técnicamente factible el ejercicio individual de rectificación o supresión.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo soporte@bbhpsicologia.com, indicando su identificación, el derecho que desea ejercer y los hechos que lo motivan. Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables conforme a la ley.

9. Encargados y transferencias

Para operar la plataforma, el Responsable se apoya en proveedores que actúan como Encargados del Tratamiento bajo contrato y obligaciones de confidencialidad y seguridad (infraestructura en la nube, envío de correo transaccional y procesamiento de lenguaje mediante inteligencia artificial). El texto abierto del colaborador se anonimiza de forma defensiva antes de cualquier procesamiento por terceros, y los proveedores de IA se contratan bajo modalidad de no entrenamiento con los datos enviados.

10. Seguridad de la información

El Responsable implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito, control de acceso por roles, aislamiento por organización, registros de auditoría y minimización de datos. Ningún sistema es infalible; ante un incidente de seguridad se actuará conforme a la ley.

11. Conservación y vigencia

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Los datos de invitación se eliminan tras el envío. La presente Política rige desde su fecha de vigencia y permanece mientras existan las bases de datos asociadas. Cualquier cambio sustancial será informado a través de la plataforma.